1. Règles préalables à toute réunion
Arriver à l’heure. Si quelqu’un.e arrive en retard: il/elle entre discrètement dans la réunion et reste observateur.trice le temps restant.
Désigner : un.e facilitateur.trice, un.e gardien.ne du temps, un.e/deux secrétaire(s) (fonctions tournantes). Personnes à identifier par défaut lors de la réunion précédente, sur base du volontariat. Ces fonctions pourront être assumées par plusieurs personnes selon les thèmes de la réunion.Une ou deux personnes sont identifiées pour préparer la réunion en amont (intendance, ordre du jour, etc.) qui sont différentes du / de la facilitateur.trice. Cette désignation des organisateurs de réunion se fera lors de la fin de réunion précédente.
2. Règles d’échange en réunion
But : Respecter les besoins et les limites de chacun.e pour s’exprimer avec authenticité.
- Maintenir une parole fluide et harmonieuse: Réagir (parce-que c’est nécessaire) sans couper la parole / s’exprimer silencieusement
- Participer à l’efficacité de la réunion
Avoir une parole constructive (concise, claire, sincère, utile… autant que faire se peut !) 1
- Être responsable et souverain.e de sa parole
- Chacun.e est responsable de sa parole et de ses émotions
- Chacun.e s’exprime de la manière la plus authentique possible
- Chacun.e s’exprime en lien avec le sujet en cours de discussion
- Pour être relié à soi et ses besoins, chacun.e s’exprime en « je » plutôt qu’en « on » ou en « nous »; par exemple: « je souhaite », « je pense », « j’aimerais » plutôt que: « on doit », « nous devons » et « il faut »
- Chacun.e prend le temps de comprendre ce qui se joue en lui/elle avant de parler (autant que faire se peut)
- Chacun.e qui a un besoin de clarification est responsable de l’exprimer
- S’autoriser à dire son objection même si on n’a pas de solution à proposer (car les solutions sont trouvées collectivement)
Être dans une écoute bienveillante
- Avoir un à priori de confiance devant toute parole ou action que je ne comprends pas (c’est-à-dire éviter le procès d’intention)
- Ne pas couper la parole
- Ne pas commenter
- Éviter les apartés
N.B.: Les mots « coquille-vide » n’existent pas à priori mais nécessitent des demandes de clarifications par ceux/celles qui les perçoivent comme tels.
Confidentialité
- Toute décision collective validée/invalidée par consentement peut être partagée à l’extérieur du groupe, sauf exception
- Toute décision collective validée par consentement sera communiquée officiellement si et seulement si le groupe en est d’accord. Le support de communication sera choisi à ce moment là
- Toute information personnelle reste à priori confidentielle
- Toute discussion collective en cours reste à priori confidentielle
3. Rituels de réunion
La réunion commence par un temps de centrage: 1 minute avec un « gong » initial et final (Responsabilité du gardien du temps)
Puis faire un tour de « comment je me sens » centré sur les émotions du moment, en expliquant ce qui les génère, si je le souhaite, de manière concise (dans la mesure où on le sait. Sinon, on peut dire: « je me sens… et je sais pas pourquoi »).
4. La gestuelle de réunion
Objectifs:
- Je souhaite prendre la parole : lever la main et indiquer son tour par un n°
Je suis d’accord: secouer les mains vers le haut (ainsi font
font font) - Je ne suis pas d’accord : secouer les mains vers le bas
Ce que tu dis a déjà été dit OU j’ai compris, abrège : moulins - Stop bavardages !: chapeau chinois
J’ai besoin de commenter de manière concise
immédiatement (Tac o tac): index qui vont d’avant en
arrière - J’ai un point technique à apporter à la discussion
maintenant : Faire un T avec ses mains genre demande de
« temps mort » en sport
N.B.:
A utiliser avec précaution, chacun.e est responsable de son utilisation
La gestuelle individuelle ou collective n’a pas de valeur décisionnelle, c’est un ressenti ou une opinion.
Pour faciliter l’apprentissage: nous nous accordons pour imprimer une règle du jeu et l’afficher, ainsi qu’un format de poche pour chacun.
Comme pour tout, l’utilisation de cette technique est une expérimentation qui va se bonifier à l’usage (voire être remplacée par un autre support)
5. La pratique du cercle
Disposition en cercle
Sans table (sauf si nécessaire)
Faire un joli cercle
Le/la facilitateur.trice choisit sa position pour voir tout le monde
6. La pratique du consentement comme mode de prise de décision
Une proposition est posée au centre du cercle puis facilitation en 5 étapes :
clarifications, tour d’objections, levée des objections une à une, consentement et célébration.
Ce document a valeur de référence pour le groupe La Traverse à partir du 24/07/21. Tout.e participant.e aux futures réunions devra l’avoir signé.
Le présent document sera révisé si un.e des membres de La Traverse a une objection. Une objection a pour caractéristique d’être raisonnable, argumentée et concise.
1 Autant que faire se peut » Expression française très archaïque qui remonte à la fin du XV ème 1 siècle selon certains interprètes. Le terme « peut » est tiré du verbe pouvoir mais il va être accompagné d’un doute sur la faisabilité de la chose. A ce titre, notre expression doit être comprise dans le sens où si une possibilité de faire quelque chose existe, alors il faut mettre tout son possible pour le faire.